Một website của cơ quan nhà nước không chỉ cần đẹp và hoạt động ổn định. Đây còn là kênh cung cấp thông tin chính thức đến người dân, doanh nghiệp và các tổ chức, vì vậy nội dung, cấu trúc và cách vận hành đều cần được chuẩn hóa.
Thực tế hiện nay, không ít website được xây dựng từ nhiều năm trước, sau đó chỉ sửa giao diện hoặc bổ sung thêm vài chuyên mục. Website vẫn truy cập được, nhưng lại thiếu nhiều chức năng cần thiết, khó quản trị, khó tích hợp và không còn phù hợp với yêu cầu mới. Vậy một cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước cần lưu ý những gì?
1. Trước hết, cần phân biệt “website” và “cổng thông tin điện tử”
Không phải cứ có một website và chuyên mục “Tin tức” thì đó là trang thông tin điện tử tổng hợp.
Đối với cơ quan nhà nước, cổng/trang thông tin điện tử là một kênh cung cấp thông tin chính thống trên môi trường mạng. Nội dung có thể bao gồm thông tin về cơ quan, chức năng nhiệm vụ, văn bản, chỉ đạo điều hành, thủ tục hành chính, dịch vụ công, tin tức hoạt động…
Việc cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước được quy định tại Nghị định 42/2022/NĐ-CP; các yêu cầu về cấu trúc, bố cục và kỹ thuật được quy định cụ thể hơn tại Thông tư 22/2023/TT-BTTTT.
Một điểm cũng cần đặc biệt lưu ý: cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước cung cấp thông tin theo Nghị định 42/2022/NĐ-CP không mặc nhiên phải xin giấy phép trang thông tin điện tử tổng hợp theo Nghị định 147/2024/NĐ-CP.
Tuy nhiên, nếu website thực hiện hoạt động cung cấp thông tin tổng hợp thì cần xem xét các quy định về cấp phép tương ứng.
Nói cách khác, vấn đề không nằm ở việc website có mục “Tin tức”, mà nằm ở website đang cung cấp thông tin theo mô hình nào.
2. Website “tạm bợ” có thể gặp những vấn đề gì?
Thiếu thông tin cần cung cấp
Một cổng thông tin của cơ quan nhà nước không chỉ có tin hoạt động.
Người dân có thể cần tìm:
- Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ;
- Thông tin lãnh đạo;
- Văn bản và các thông tin chỉ đạo, điều hành;
- Thủ tục hành chính;
- Dịch vụ công trực tuyến;
- Các thông tin phải công khai;
- Kênh tiếp nhận và phản hồi ý kiến.
Nếu website được xây dựng mà không tính đến những nhóm thông tin này ngay từ đầu, việc bổ sung về sau thường khá mất thời gian.
Khó quản trị và cập nhật
Một website có giao diện đẹp nhưng hệ thống quản trị phức tạp, phân quyền không rõ ràng hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị kỹ thuật sẽ gây nhiều khó khăn cho cán bộ phụ trách.
Đặc biệt với cơ quan nhà nước, việc cập nhật tin tức, văn bản, thông báo hay thông tin chỉ đạo thường xuyên. Hệ thống càng dễ quản trị thì việc vận hành càng ổn định.
Khó tích hợp và nâng cấp
Website của cơ quan nhà nước không nên được xây dựng như một hệ thống “đóng”.
Trong quá trình chuyển đổi số, cơ quan có thể cần kết nối với các hệ thống, nền tảng hoặc dịch vụ khác. Nếu website cũ không có kiến trúc phù hợp, mỗi lần nâng cấp hoặc tích hợp lại phải chỉnh sửa nhiều phần của hệ thống.
Đây là lý do ngay từ đầu cần tính đến khả năng mở rộng và kết nối, thay vì chỉ quan tâm đến giao diện.
Rủi ro về an toàn thông tin
Website cơ quan nhà nước là một hệ thống công khai trên Internet nên cần được quan tâm đúng mức đến bảo mật.
Các vấn đề như phân quyền quản trị, cập nhật phần mềm, sao lưu dữ liệu, giám sát hệ thống, bảo vệ tài khoản quản trị và phương án khôi phục khi có sự cố đều cần được tính đến.
Một website “chạy được” chưa đồng nghĩa với một website an toàn và có khả năng vận hành lâu dài.
3. Một cổng thông tin điện tử nên được chuẩn hóa từ những gì?
Thay vì chỉ kiểm tra xem website có đẹp hay không, cơ quan có thể rà soát theo 4 nhóm:
Nội dung
Có đầy đủ các nhóm thông tin cần cung cấp theo quy định và đặc thù của cơ quan hay chưa?
Giao diện và cấu trúc
Người dân có dễ tìm thông tin, văn bản, thủ tục và dịch vụ cần thiết hay không?
Kỹ thuật và bảo mật
Hệ thống có được phân quyền, sao lưu, cập nhật và bảo vệ phù hợp hay không?
Khả năng vận hành và mở rộng
Cán bộ có dễ quản trị không? Hệ thống có thể tích hợp, nâng cấp khi có nhu cầu mới không?
Đây mới là những yếu tố quyết định một cổng thông tin điện tử có thể vận hành ổn định trong dài hạn.
4. ECP Software – Giải pháp xây dựng và vận hành cổng thông tin điện tử
Với cơ quan nhà nước, việc xây dựng website không nên dừng ở việc thiết kế một giao diện mới. ECP Software tiếp cận bài toán theo hướng chuẩn hóa cả hệ thống, bao gồm:
- Tư vấn cấu trúc thông tin phù hợp với mô hình cơ quan;
- Xây dựng hệ thống quản trị nội dung tập trung;
- Thiết kế giao diện và cấu trúc thông tin phù hợp với yêu cầu hiện hành;
- Phân quyền quản trị và quy trình xuất bản;
- Triển khai các giải pháp bảo mật, sao lưu và giám sát;
- Hỗ trợ kết nối, tích hợp với các hệ thống liên quan theo yêu cầu;
- Đào tạo cán bộ quản trị;
- Hỗ trợ vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Mục tiêu không chỉ là “làm một website mới”, mà là giúp cơ quan có một hệ thống thông tin dễ quản trị, an toàn và có khả năng phát triển lâu dài.
Một cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước không nên được xây dựng theo tư duy “có website là được”. Điều quan trọng hơn là website phải đúng mô hình, đầy đủ thông tin, dễ sử dụng, an toàn và có khả năng kết nối, mở rộng khi cần thiết.
Nếu website hiện tại đã cũ, khó cập nhật hoặc không còn đáp ứng nhu cầu vận hành, đây là lúc phù hợp để rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống thay vì chỉ sửa giao diện bên ngoài.
