Tạo email theo tên miền riêng sẽ giúp doanh nghiệp tạo được sự tin cậy và chuyên nghiệp khi gửi email cho khách hàng và đối tác. Dưới đây là chia sẻ về một số cách tạo email nhanh nhất và phổ biến nhất.
Thế nào là email theo tên miền riêng?
Tên miền riêng trong email là thuật ngữ phổ biến đối với các doanh nghiệp và công ty lớn ngay từ khi bắt đầu thành lập. Email có tên miền riêng là email có địa chỉ phần đuôi khác biệt, thường là tên viết tắt thương hiệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường chỉ cấp email theo tên miền riêng cho các thành viên, nhân viên hoạt động trong doanh nghiệp đó.
Email có tên miền riêng thường giúp khách hàng và đối tác xác định rõ ràng bản thân đang nhận được thư điện tử của bên nào. Điều này giúp doanh nghiệp tạo được sự ấn tượng, sự uy tín đối với khách hàng. Cùng với đó, thư điện tử có tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo độ nhận diện thương hiệu một cách hiệu quả hơn.
Lợi ích khi tạo email theo tên miền
Email theo tên miền có thể giúp doanh nghiệp của bạn nhận được một số lợi ích cụ thể sau:
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Email có tên miền riêng là một phương tiện giúp các doanh nghiệp xây dựng và định vị thương hiệu tương đối hiệu quả. Bởi vì khi khách hàng nhận được một email có tên miền riêng, khách hàng có thể nghĩ ngay đến doanh nghiệp của bạn thông qua tên miền ở cuối địa chỉ email. Việc các thư điện tử có tên miền riêng xuất hiện thường xuyên với tần suất phù hợp sẽ tác động đến khách hàng và khiến họ ấn tượng với tên thương hiệu của mình.
- Thể hiện phong cách riêng và chuyên nghiệp: Khi tất cả nhân viên và các bộ phận phòng ban khác nhau của công ty bạn có cùng tên miền email của riêng doanh nghiệp sẽ tạo được sự ấn tượng và chuyên nghiệp cho đối tác và khách hàng. Hệ thống email của doanh nghiệp được thống nhất sẽ tạo được thiện cảm, sự tin tưởng của khách hàng và dễ dàng hợp tác trong những lần sau.
- Kiểm tra và quản lý thông tin dễ dàng, khoa học: Các địa chỉ email của nhân viên trong cùng một hệ thống sẽ giúp các cấp quản lý dễ dàng kiểm soát và thông báo các tin tức nội bộ và hạn chế tối đa các trường hợp mạo danh công ty qua email. Với cùng một hệ thống email theo tên miền của riêng công ty, bạn có thể quản lý, duyệt mail hoặc lên lịch công việc cho các bộ phận, phòng ban qua email riêng này.
- Hạn chế tình trạng các email vào spam: Các email có tên miền riêng thường được đánh giá cao và ít bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn so với các địa chỉ email miễn phí thông thường. Điều này giúp các thư điện tử của bạn có thể gửi với số lượng lớn và khả năng được vào inbox của khách hàng cũng cao hơn.
Lưu ý khi tạo email theo tên miền riêng
Để có email theo tên miền riêng, trước hết bạn cần đăng ký tên miền của mình. Tên miền sẽ hiển thị phía sau biểu tượng “@”, ví dụ abc@tenmien.com (abc@ecpvn.com).
Sau khi đăng ký thành công thì tên miền email của bạn là cố định. Vậy nên, bạn cần lựa chọn kỹ càng và chắc chắn tên miền email là hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu về các đơn vị cung cấp tên miền uy tín cả trong và ngoài nước để lựa chọn được đối tác phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
Ngoài đăng ký tên miền, bạn cũng cần đăng ký dịch vụ lưu trữ email. Máy chủ email của bạn sẽ xử lý tất cả các vấn đề kỹ thuật, việc lưu trữ và quản lý phụ trợ cho email của bạn. Thông thường, máy chủ web sẽ cung cấp luôn dịch vụ lưu trữ email.
>>> 8 nguyên tắc cơ bản khi sử dụng email doanh nghiệp
Cách tạo email theo tên miền riêng
Tạo email theo tên miền riêng với Gmail
Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền, sau đó truy cập vào link https://gsuite.google.com/, chọn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.
Bước 2: Ở phần tên doanh nghiệp, bạn điền tên doanh nghiệp của mình, sau đó chọn số lượng nhân viên của doanh nghiệp bạn, tiếp tục chọn quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để chuyển sang các bước khác.
Bước 3: Điền thông tin cá nhân của bạn: họ, tên, số điện thoại, email… bao gồm tất cả những thông tin cần thiết.
Bước 4: Tại đây, giao diện sẽ hiển thị câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa?”. Có 2 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Bạn đã có tên miền và muốn sử dụng tên miền có sẵn của mình thì chọn ô “Tôi có một tên miền”.
- Trường hợp 2: Nếu bạn chưa có miền hoặc không muốn sử dụng tên miền có sẵn thì bạn chọn “Tôi muốn mua một miền” hoặc nhấn “Tôi muốn miền page miễn phí” – tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Bạn nhấn vào “Tiếp theo” để điền thông tin cá nhân.
Bước 5: Bạn hoàn thiện thông tin cá nhân như tên, mật khẩu… sau đó click vào ô “Đồng ý và đăng ký”.
Bước 6: Sau khi đã hoàn thành thông tin cá nhân bên trên, bạn chọn “Bắt đầu” để thực hiện các thao tác thêm những người khác vào tài khoản google apps.
Bước 7: Khi hoàn thành xong 6 bước trên, trang sẽ hiện lên dòng chữ “Xác minh tên miền của bạn và thiết lập email”. Bạn chỉ cần đợi một thời gian ngắn là có thể tạo email tên miền riêng với Gmail.
Tạo email tên miền riêng trên Outlook
Ngoài Google, bạn có thể dùng Microsoft Outlook để tạo email có tên miền riêng miễn phí.
Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/, chọn “Get new email address”.
Ở mục thư mới (New mail) có 2 lựa chọn là Hotmail và Outlook, bạn chọn Outlook, sau đó nhập tên email muốn hiển thị và điền mật khẩu.
Bước 2: Ở trang 2, bạn hoàn thành thông tin: tên (first name) và họ (last name). Sau đó chọn “Next”.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia, rồi chọn “Next”.
Bước 4: Bạn cần thiết lập hộp thư theo những tính năng mà Outlook mặc định như:
- Signature: là chữ ký khi email được gửi đi
- Theme: Màn hình nền của tài khoản
- Time zone: khung giờ bạn muốn sử dụng
Bước 5: Giao diện hòm thư xuất hiện. Lúc này, bạn đã có thể thực hiện nhận, gửi, lưu trữ những thông tin cơ bản với email theo tên miền miễn phí.
Email theo tên miền là một cách đơn giản để thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng và quảng bá thương hiệu một các hiệu quả. Bạn có thể tham khảo những cách tạo email theo tên miền trên để lựa chọn một nền tảng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Nguồn: Tổng hợp.
