Khái niệm chữ ký số không còn xa lạ trong kinh doanh. Tuy nhiên trên thực tế, khi mới sử dụng chữ ký số, nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn còn lúng túng với nhiều câu hỏi: Chữ ký số là gì? Sử dụng như thế nào? Tính bảo mật ra sao?
Chữ ký số là gì? Thể hiện những thông tin gì?
Chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử (gọi là Token USB) đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một cá nhân, doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
Thông thường, chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin sau:
– Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế…
– Số seri của chữ ký số
– Thời gian hiệu lực của chữ ký số
– Tên tổ chức chứng thực chữ ký số
– Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
– Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số
– Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
– Các thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu khi có đầy đủ những thông tin trên.
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong trường hợp nào?
Theo quy định về giao dịch điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để:
Khai báo thuế trực tuyến: Chữ ký số có vai trò thay thế chữ ký tay của doanh nghiệp và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp. Tương tự, chữ ký số có thể sử dụng trong kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia…
Ký hoá đơn điện tử: Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.
Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.
Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến, chỉ cần ký số vào file hợp đồng và gửi trực tuyến qua email hay các phương tiện mạng xã hội khác.
Các giao dịch thực hiện với chữ ký số sẽ không phải in tờ kê khai, không cần dấu đỏ của công ty.
Một trong những lợi thế lớn của chữ ký số là thiết bị USB Token có tính đảm bảo cao về an toàn bảo mật và độ chính xác, dữ liệu toàn vẹn. Đây cũng có thể là bằng chứng được lưu trữ để giải quyết việc chối bỏ trách nhiệm của các bên liên quan thông qua nội dung đã ký kết, từ đó củng cố lòng tin cho các cơ quan, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch.
Như vậy, việc sử dụng Token USB giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao.
Doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để tăng sự tiện lợi và giảm thiểu chi phí trong công việc.
Nguồn: Tổng hợp
