Dấu hiệu viện nghiên cứu đang tụt hậu về chuyển đổi số không nằm ở việc tổ chức đã có website, email hay phần mềm quản lý hay chưa. “Chúng tôi có website rồi, vậy là đã chuyển đổi số chưa?” Đây là một câu hỏi tưởng như đơn giản nhưng lại phản ánh nhầm lẫn khá phổ biến: đồng nhất chuyển đổi số với việc sở hữu các công cụ kỹ thuật số.
Trên thực tế, chuyển đổi số là quá trình thay đổi cách tổ chức vận hành, ra quyết định và tạo ra giá trị dựa trên dữ liệu và công nghệ, thay vì chỉ đưa những quy trình cũ lên môi trường số. Đây cũng là ranh giới mà nhiều viện nghiên cứu, trường đại học tại Việt Nam vẫn đang loay hoay tìm cách vượt qua.
5 dấu hiệu viện nghiên cứu đang tụt hậu về chuyển đổi số
Dưới đây là 5 dấu hiệu cụ thể không phải lý thuyết, để bạn tự đánh giá tổ chức của mình đang ở đâu.
Dấu hiệu 1: Mọi quy trình nội bộ quan trọng vẫn đi qua giấy tờ hoặc email
Nếu xét duyệt đề tài, phê duyệt ngân sách, đăng ký nghiên cứu sinh, hay thậm chí theo dõi tiến độ công việc vẫn phải in ra ký tay hoặc gửi qua email rồi chờ phản hồi đó là dấu hiệu rõ ràng nhất của việc chưa chuyển đổi số. Không phải vì giấy tờ xấu, mà vì cách làm này tạo ra những điểm mù dữ liệu: không ai biết đề tài đang ở bước nào, ai đang chịu trách nhiệm, và tiến độ thực tế là gì.
Dấu hiệu 2: Dữ liệu tổ chức nằm rải rác, không tập trung
Thông tin nghiên cứu viên nằm ở phòng nhân sự. Danh sách đề tài nằm ở phòng KH&CN. Kết quả tài chính nằm ở phòng kế toán. Dữ liệu công bố khoa học nằm ở từng cá nhân. Không có bức tranh tổng thể nào về năng lực và hiệu quả hoạt động của tổ chức và điều đó làm cho mọi quyết định chiến lược đều phụ thuộc vào cảm tính hoặc báo cáo thủ công.
Dấu hiệu 3: Không đo được hiệu quả hoạt động nghiên cứu và đào tạo
Bạn biết tổ chức có bao nhiêu bài báo ISI năm ngoái? Tỷ lệ đề tài hoàn thành đúng tiến độ là bao nhiêu? Sinh viên / nghiên cứu sinh tốt nghiệp đang làm gì 2 năm sau? Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này phải mất vài ngày tổng hợp từ nhiều phòng ban đó là dấu hiệu dữ liệu chưa được quản lý đúng cách.
Dấu hiệu 4: Website và kênh truyền thông không phản ánh được năng lực thực tế
Nhiều viện nghiên cứu, trường đại học có năng lực học thuật tốt nhưng website cũ kỹ, không cập nhật, tin tức dừng lại từ mấy năm trước. Điều này gây thiệt thòi thực sự: các đối tác quốc tế đánh giá tổ chức qua digital presence trước khi liên hệ. Nghiên cứu sinh tiềm năng không thể tìm thấy thông tin. Cơ hội hợp tác bị bỏ lỡ chỉ vì không có kênh truyền thông đáng tin cậy.
Dấu hiệu 5: Phụ thuộc vào 1-2 cá nhân về kỹ thuật số
Nếu mọi thứ liên quan đến công nghệ trong tổ chức đều phụ thuộc vào 1 người phụ trách IT kiêm nhiệm, khi người đó nghỉ phép hoặc nghỉ việc thì hệ thống bắt đầu “đơ” đây là dấu hiệu cho thấy công nghệ số chưa được tích hợp vào cấu trúc vận hành thực sự, mà chỉ đang được “chăm sóc” bởi một vài người.
>>> Đọc thêm: Chuyển đổi số tạp chí khoa học: Từ bản giấy lên hệ thống OJS trong 4 tuần
Không có công thức chuyển đổi số nào phù hợp cho tất cả. Nhưng từ kinh nghiệm làm việc với các viện nghiên cứu và trường đại học, ECP nhận thấy điểm bắt đầu hiệu quả nhất thường là: số hóa 1 quy trình cốt lõi trước, làm tốt và có kết quả đo được, rồi mở rộng dần thay vì triển khai ồ ạt nhiều thứ cùng lúc mà không cái nào được vận hành đúng cách.
Đối với viện nghiên cứu có tạp chí khoa học, quy trình cốt lõi đó thường là hệ thống quản lý xuất bản. Với trường đại học, có thể là quản lý đề tài NCKH hoặc hệ thống thông tin học thuật. ECP tư vấn và đồng hành theo từng giai đoạn, không áp đặt giải pháp một chiều.
