Chuyển đổi số tạp chí khoa học đang trở thành yêu cầu cần được các tạp chí quan tâm khi quy trình nhận và xử lý bài nộp vẫn diễn ra qua email, Google Drive và các cuộc điện thoại giữa thư ký với phản biện. Đây là thực trạng của không ít tạp chí khoa học Việt Nam, bao gồm cả những tạp chí đã hoạt động nhiều năm và có uy tín trong ngành.
Vấn đề không phải là cách làm này sai về mặt học thuật. Điểm đáng lưu ý là trong giai đoạn 2025-2026, yêu cầu về hệ thống quản lý điện tử, công khai toàn văn và minh bạch quy trình phản biện ngày càng được chú trọng trong đánh giá tạp chí. Đây là những tiêu chí mà một quy trình thủ công khó có thể chứng minh đầy đủ, dù chất lượng học thuật và quy trình thực tế của tạp chí vẫn được duy trì tốt.
Tại sao tạp chí khoa học trên nền tảng OJS là lựa chọn đúng, không phải vì trào lưu
Open Journal Systems (OJS) không phải là phần mềm mới. Được phát triển từ năm 2001 bởi Public Knowledge Project tại Đại học British Columbia (Canada), OJS hiện đang được hơn 30.000 tạp chí khoa học trên toàn thế giới sử dụng, trong đó có phần lớn các tạp chí trong cơ sở dữ liệu Scopus, Web of Science và DOAJ.
5 Lý do OJS phù hợp với các tạp chí khoa học ở Việt Nam
- OJS được thiết kế chuyên biệt cho xuất bản khoa học không phải CMS đa dụng như WordPress
- Toàn bộ quy trình phản biện kín (double-blind peer review) được tích hợp sẵn, có lịch sử đầy đủ
- Tích hợp DOI qua CrossRef chỉ với vài thao tác, không cần lập trình
- Dữ liệu thuộc về tạp chí, không bị khóa nhà cung cấp có thể chuyển server bất kỳ lúc nào
- Hỗ trợ tiếng Việt và hơn 60 ngôn ngữ khác
>>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm tạp chí khoa học OJS: Chuẩn hóa và vận hành điện tử 100%
Lộ trình triển khai chuyển đổi số tạp chí khoa học trên nền tảng OJS trong 4 tuần
Đây là lộ trình ECPVietnam đã thực hiện với các khách hàng thực tế không phải lý thuyết.
Tuần 1 – Chuẩn bị và cài đặt nền tảng
Trước khi bắt đầu, cần thu thập: logo tạp chí, bảng màu nhận diện, danh sách Hội đồng Biên tập (tên, học hàm, đơn vị công tác), ISSN và E-ISSN (nếu đã có), file PDF của các số đã xuất bản.
ECP cài đặt OJS trên máy chủ đám mây, cấu hình tên miền, SSL, hệ thống backup tự động. Cuối tuần 1, tạp chí đã có một website OJS hoạt động, chưa có nội dung nhưng hạ tầng đã sẵn sàng.
Tuần 2 – Tùy biến giao diện và cấu hình quy trình
Giao diện được tùy biến theo nhận diện thương hiệu của tạp chí: màu sắc, logo, bố cục trang chủ, cấu trúc menu.
Xây dựng thêm các tính năng mở rộng tùy biến theo yêu cầu riêng biệt của từng tạp chí. Đồng thời cấu hình toàn bộ quy trình phản biện: số vòng phản biện, mẫu email thông báo tự động, thời hạn phản hồi cho từng bên.
Tuần 3 – Nhập liệu hồi tố (bước quan trọng nhất)
Đây là bước nhiều tạp chí bỏ qua và sau đó không đủ điều kiện nộp hồ sơ. Hội đồng Giáo sư yêu cầu tối thiểu 6 số liên tiếp phải được khai báo đầy đủ trên hệ thống điện tử. Điều đó có nghĩa là các số đã xuất bản cần được nhập lại vào OJS với đầy đủ metadata: tiêu đề, tác giả, abstract, từ khóa, file PDF toàn văn, số trang.
Tuần 4 – Đào tạo, chạy thử và go-live
Ban biên tập và thư ký tòa soạn được đào tạo 4-6 giờ (online hoặc trực tiếp) để thành thạo các thao tác cơ bản: nhận bài, phân công phản biện, theo dõi tiến độ, ra quyết định, xuất bản số mới. Sau đó chạy thử toàn quy trình với bài giả định trước khi go-live chính thức.
>>> Xem thêm: Phần mềm tạp chí khoa học: Giải pháp đáp ứng Thông tư 27/2025 & HĐGSNN 2026
Rào cản thực tế khi chuyển đổi số tạp chí khoa học và cách ECP xử lý
Rào cản phổ biến nhất không phải là công nghệ hay chi phí mà là nhân sự. Ban biên tập hầu hết là các GS, PGS không quen với hệ thống phần mềm phức tạp. Thư ký tòa soạn thường kiêm nhiệm nhiều việc và không có thời gian để học thêm công cụ mới.
ECP giải quyết điều này bằng mô hình “trọn gói vận hành”: ECP không chỉ cài đặt rồi bàn giao, mà duy trì hỗ trợ kỹ thuật liên tục trong suốt quá trình vận hành trang tạp chí. Mọi vấn đề kỹ thuật, từ lỗi nhỏ đến cập nhật phiên bản đều do ECP xử lý. Ban biên tập chỉ cần tập trung vào chuyên môn học thuật.
Mọi chi tiết xin liên hệ hotline: 0982036296 để được tư vấn trực tiếp.
