Làm thế nào để xây dựng một Pr Plan chất lượng?

Hoạt động PR (Public Relations) ngày càng chuyên nghiệp và đa dạng. Để xây dựng một kế hoạch PR hiệu quả, người làm PR cần vạch ra một PR Plan cụ thể, xuyên suốt từ lúc lập kế hoạch cho đến khi thực thi.

Hiện nay, một bản xây dựng PR Plan diễn ra tuần tự theo 4 giai đoạn sau:

1. Strategic House

Xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh, PR – Marketing và Brand Team thống nhất, triển khai mục tiêu truyền thông chung thành các chiến dịch, hoạt động thuộc các nhóm: Product Launch, Brand Campaign và Corporate Communication.

Để hoạt động truyền thông được diễn ra thống nhất, Brand Team và PR Team có thể phân chia nhau dẫn dắt những sự kiện này. Các Team cũng có thể tổ chức nhiều hoạt động khác nhau, miễn truyền thông đạt mục tiêu và ý tưởng đã đặt ra.

2. Campaign Plan

Tại bước này chúng ta bắt đầu xây dựng kế hoạch triển khai cho từng chiến dịch, đảm bảo thống nhất những đề mục cơ bản như:

• Đối tượng mục tiêu

Ở bước đầu tiên này, các Marketer trước hết cần xác định mục tiêu (objective) của cả chiến dịch truyền thông tích hợp (IMC).

• Đối tượng PR
• Đối tượng khách hàng nào bạn đang muốn hướng đến trong chiến dịch này?

Việc xác định được đối tượng mục tiêu chính sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được đúng khách hàng mong muốn, tiết kiệm chi phí và đưa ra những kế hoạch phù hợp để “chinh phục” họ.

• Thông điệp truyền thông (key message)

Việc tiếp theo marketer cần làm là nghĩ ra một ý tưởng có thể giải quyết được vấn đề của khách hàng, hay còn gọi là Big Idea. Big Idea chính là trái tim của cả chiến dịch, định hướng cho mọi hoạt động triển khai, nhất quán theo cùng một chủ đề. Kèm theo Một Big Idea kèm theo đó là một thông điệp chính (Key Message) sẽ doanh nghiệp định hướng cho mọi hoạt động triển khai, nhất quán theo cùng một chủ đề xuyên suốt chiến dịch để đối tượng khách hàng hiểu được thông điệp truyền thông.

• Các kênh truyền thông sử dụng

Với danh sách các kênh truyền thông như: báo chí, đài radio, TV, hội thảo, tài trợ sự kiện… bạn sẽ truyền đạt thông điệp truyền thông tới công chúng nhờ phương pháp nào?

• Ngân sách và KPI cho từng chiến dịch

Mỗi giai đoạn (phase) sẽ cần một lượng ngân sách nhất định. Nhiệm vụ của bạn là phải dự kiến phân bổ các chi phí sau khi đã lựa chọn được chiến dịch truyền thông và các kênh triển khai.

3. Content Plan

Từ những “key message” đã thống nhất từ Campaign Plan, PR Team sẽ cùng brainstorm (tức quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông qua hoạt động trao đổi của nhóm) cụ thể nhằm xác định trên cơ sở những định hướng nội dung đã thống nhất, team nên sử dụng những loại nội dung nào, các kênh đi bài ra sao để việc truyền tải thông điệp được hiệu quả nhất.

Quy trình hoạch định Content Plan bao gồm 6 bước:

• Bước 1: Nghiên cứu

Tức bạn cần mở rộng hướng nghiên cứu như nghiên cứu về thương hiệu, nghiên cứu khách hàng mục tiêu, mục tiêu thực sự của chiến dịch.

• Bước 2: Nghĩ và chọn lọc

Tiếp theo bạn cần làm đó là thu hẹp phạm vi, “Nghĩ và Chọn” để chắt lọc thông tin để chọn ra thông điệp truyền thông và “key message” cho chiến dịch.

• Bước 3: Brainstorming

Khi đã đưa ra được định hướng cho tuyến bài, bạn hãy tiếp tục brainstorming để tìm thêm nhiều chủ đề, góc độ, quan điểm và hướng phát ý khác nhau.

• Bước 4: Sàng lọc

Sau khi có nhiều ý tưởng nhờ 3 bước trên, bạn tiếp tục thu hẹp ý tưởng, sàng lọc để loại bỏ các chủ đề không đáp ứng được mục tiêu, từ đó chọn ra các chủ đề phù hợp, thống nhất với team và đưa vào sản xuất.

• Bước 5: Sắp lịch

Với một danh sách các chủ đề đã được thống nhất, bạn tiếp tục lên 3 loại kế hoạch bao gồm kế hoạch tổng, lịch sản xuất bài viết, lịch đăng bài.

• Bước 6: Đo lường

Cuối cùng, sau khi triển khai, bạn có thể đo lường kết quả dựa trên 3 nhóm KPI chính đó là Số người tiếp cận (Reach), Mức độ ảnh hưởng (Influence) và Hiệu quả về mặt chi phí (Cost-effective).

4. Execution Plan

Sau khi lên kế hoạch, việc cuối cùng bạn cần thực hiện bắt tay vào thực thi, bao gồm việc đặt bài báo chí, lên kế hoạch tổ chức kiện (họp báo, tham quan nhà máy, công bố chiến dịch,…) và kế hoạch sản xuất các nội dung cụ thể (shooting video, photoshoot sản phẩm hoặc lookbook,…)

Mong rằng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu được tổng quan về việc xây dựng và triển khai kế hoạch PR. Nếu bạn vẫn chưa có được đội ngũ cần thiết, hãy tìm tới các phòng truyền thông online đồng hành cùng giải pháp truyền thông online cho doanh nghiệp để thực hiện.

Nguồn: ECPVN tổng hợp